サイト制作/CMS/外国語サイト他、インターネットのことなら何でも相談下さい。

エクセルファイルを自分だけで使っていませんか?情報を共有するkintoneの簡単な使い方

kintone

私たちは、日々の仕事の中で情報を整理したり、視覚化するために、エクセルや、Numbers(Macの人)を
使っています。情報を整理して仕事をするなら欠かせないソフトの一つですね!

しかし、そのデータをみんなで共有する場合、様々な難関が生じます。

例えば、エクセルを共有だけならクラウドサービス(Dropboxなど)を使えば簡単にできますが、
他の人が作っているファイルだけに、消してしまったりが怖くて、別名で作成したり、
そのまま使ったとしても、やり方がまちまちだったり。。。。
なんていう経験は誰しも一度はやったことがあると思います。

また、エクセルに入力はできても、今度はグラフなどに表示させることが難しかったり、
それを覚える人もごくわずかだったり、会議で提出されてあフォーマットがバラバラだったり。。。
一から見方の説明で時間を取られていることってありますよね。

また、外出先で資料を見ようとしたら、今度はかなり小さく表示されて見えにくかったり、
変更をかけようとすると、とってもやりにくかったりと、「時間」ばかり食ってしまいます。

はい!そこでkintoneの出番です!

kintoneは、ビジネス用途を念頭において開発されたクラウドプラットフォームです。
(インターネット上にデータがあるので、どこでも共有が可能ということです)
kintoneは、簡単にビジネス向けのデータベースアプリを開発する事が出来る機能を搭載しており、
勤怠管理アプリを作ったり、業務スケジュール管理アプリを作ったり、
顧客データ管理アプリを作ったりといった事が出来ます。

(動画先:https://kintone.cybozu.com/jp/

このアプリというのは、スマホアプリではなく、kintoneのシステム上に自分の好きな形の
データの集め場所を作ることを言います。

例えば、勤怠管理をエクセルで作っていたものを、勤怠管理システムをkintoneに作成する。
このシステムをアプリと呼んでいます。

ですので、企業によって、そのように必要なシステムが多種多様あり、
それをkintoneで作りあげたそれぞれのシステムを「アプリ」と呼びます。

簡単な使い方でkintoneを使えますので、企業は大掛かりなシステムを使うのでなければ、
多くの場面で小さなアプリを自前で短時間で開発して使っていく事が可能です。
今までのシステムの考え方は、導入時に必要なシステムを先に構築するか、
後から追加できるようにシステム構成を先に検討して構築する必要がありました。

kintoneの考え方は、必要に応じて、それぞれのアプリ(システム)を自由に作りあげて、
会社全体に必要なシステムを将来的に渡って自由にカスタマイズできるという考え方です。

使い方としては、グラフィカルなインターフェースで必要なパーツをドラッグアンドドロップさせるだけでパーツを並べていき、
必要な名称や項目などを設定するだけで、必要なアプリを作っていく事が出来ます。

(動画先:https://kintone.cybozu.com/jp/

高度な機能を持ったアプリを作る事も可能であり、
企業やチームのアイデア次第で業務効率を向上させる為のツールを自分たちで作り上げる事が可能です。

自分たちにあったシステムを簡単に構築を行っていくという考えですね!

ここでよく聞くご質問が、

「簡単だし、覚えればかなりのこともできるとわかったんだけど、前のデータはどうするの??」

「昔からあるデータを全部入れ込むことができるの???」

など、皆様一様にそのような質問をされます。

安心してください!はいて・・・・(言いたい。。。。)

安心してください!
ちゃんと入れ込むことができます!

kintoneは、ビジネスで行われる作業を一通り行える機能を自在に搭載出来るように設計されており、
ユーザーは好きな機能を追加していく事が可能です。
その過程で、各企業で使われていた、エクセルやcsv ファイルも読み込むことができます。
(一部読み込みが困難なデータもありますが、それは弊社の新しいサービス その名も GOKUでサポートできます!)

goku

エクセルファイルを共有する事も可能であり、エクセルファイルを使えば、
既に作っている表やグラフなどを活用していく事が出来ます。

前のデータもちゃんとkintoneに入れ込む事ができるってことですね!

また、基幹システムとの連携も可能であり、
kintoneだけでは実現出来ない高度で高速な大規模な処理を行いながら、
クラウドプラットフォームで作った小さなアプリを使って、
得られたデータ処理の結果を使っていく事が出来ます。

今までの基幹システムは活かしながら、新しく作りあげたかったシステムをkintoneで行い、
連携させることができるんです!

企業様によっては、それこそ何千万も使ってシステムを構築されているところも結構ありますので、
そのシステムが無駄にならないということは大きなことだと思います。
また、外部へのアクセス、外部からのアクセスを規制されているところも多くありますので、
そのような場合に、システム連携を図れるということは、非常に頼もしいかぎりです!

また、クラウドプラットフォームを活用する利点は、
いつでも開発出来るだけでなく、タブレット端末などからいつでも使える点です。
営業などの場合、取引先との商談の場でデータを提示したいといった場面において、
クラウドプラットフォームで作成しておいたアプリを使えば、
リアルタイムでデータを活用出来るようになります。

従来型のアプリケーションとは違って、クラウドプラットフォームで開発したアプリは、インターネットを使える環境であれば、どのような場所でも使えるのが利点です。

業務効率の改善を行う手段として、企業はこれからもクラウドプラットフォームの利用を行ってと思います。
その場合、だれでも使うことができるkintoneのシステムは大いに活躍すると思います。

コメントを残す