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kintoneのいい所、悪い所 (第一回)

夏休みがついにおわりましたね〜。責任者の高岡です。

本格的に秋から年末、来年に向けての準備時期になってきました!
弊社でも新しいプロジェクトの対上げ予定はいろいろとあるのですが、
なかなか進まず、苦い思いをしています。

さて今回から、何回かにわけて、kintone café 熊本を立ち上げたこともあり、
kintoneについてふれていきたいと思います。

まず第一回は、kintoneを使うと何ができるの?

からやっていきたいと思います。

私は、だいたい先に結論をいいますので、ここでも書きます。

kintoneを使うと、社内で保存し、死んでいたデータを
生きた資料簡単に変えて、会社へ利益をもたらします!
※ただし、作り方次第で!
(ここ重要)

kintoneのサイトを見ると、

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て書いてあってなんだか簡単そう。

 

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プログラムも必要ないんだったら誰でもできるんじゃないの?

そう!基本的には、だれでも作ることができるんです。

ただし、ここが重要です。

「会社にあるエクセルを kintoneにいれこんで」と依頼があります。

これはkintoneは本当に簡単に出来ます。エクセルに合わせた入力フォームを

条件が合えば、5分程度である程度形にできます。

しかし、

「会社にあるエクセルを、業務改善につながるようにkintoneで構築して」

との依頼があった場合、その資料の前後関係、意図、将来的展開など検討しないといけないので、
会社全体を把握している人間が構築した方がいいです。

それは、よく耳にする、「5W4H」に当てはまるとしっくりきます。

WHAT・・・何を(会社名、案件、見積もり)

WHEN・・・いつ(日程、期限、訪問回数)

WHERE・・・どこで、どこへ
     (場所、業界、設置)

WHO・・・誰が、誰と(人、企業)

WHY・・・何故やるのか、何故やらないといけないのか
     (理由)

HOW・・・どのように(方法、手段、状況)

HOW MUCH・・・いくら(金額、代金、コスト)

HOW MANY・・・いくつ(数量)

HOW LONG・・・どれくらい(期間)

 

そう!これさえ考えて作れれれば、立派な機関システムとなります。

kintoneは、例えば、業務日報、見積もり、顧客管理を別々のアプリとして捉えます。

それぞれは、なにか、基本となるキーワード(例えば、企業名)で連携させていくことが出来ますが、

アプリは、個別で制作するので、いくらでも後戻りもできるし、独立したものも構築できます。

私が、今まで構築した様々な社内システムは、同じようなことはもちろん出来ますが、

構築するまでに多くの時間を使うので、後戻りすることに本当に勇気がいりました。

しかし、kintoneは、まあ簡単にプロトタイプを作ることができるので、

ある程度、簡単に作って、みんなで確認したりしながら進めるなど、人的、時間的メリットがとても多いです。

例えば、以下のような実行予算管理のシステムを作ろうと考えます。

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この構築に、慣れた人だと、おおよそ2時間程度で作ってしまいます!

先ほど、「死んだデータ」の話を書きましたが、
特に実行予算なんてその最もたるものだと思います。

見返しはするけど、それで終わり。次回なにか案件があった場合、これを元に、どうしようかと考えることもなく、
また、同じような実行予算を作ってしまいます。

しかし、企業は、実際に行った作業から、問題点を見つけ、指摘し、改善案を作り、実行に移すことを
行っていかなければなりません。

そうなると、このデータを生かす為に、すぐに視覚かして、会議資料にしないといけないですよね!

はい!大元のフォームを作ったので、下のようなグラフなどは、いくらでもだせます!

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そう!生きてこそのデータです。
現場でのデータ確認が楽になることはもちろんですが、
私の考えでは、
責任者や経営者にとって導入すべきものだと思っています。

エクセルやワードですと、報告内容もまちまちで、それを集計しようなどと考えるとぞっとします。

また、チームで何がどこまで進んでいるか、各企業毎にやり方がちがうので、一般的な業務管理システムでは
難しい場合があります。そんな企業の方は、一度導入を検討してみても良いかと思います。